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2015年6月30日 (火)

税務・社会保険のマイナンバーの事務

平成28年1月から、マイナンバー制度が始まります。マイナンバー制度は、住民票を有するすべての人(個人)に対して、一つのマイナンバーを付し企業等に対しては法人番号を付して共通の社会基盤として番号を活用することにより、「公平・公正な社会の実現」「国民の利便性の向上」「行政の効率化」を目的として導入されます。

具体的には、平成27年10月から、住民票の住所宛に、マイナンバーが記載された「通知カード」が郵送されます。

(1)民間企業もマイナンバーを扱います
 会社は、従業員の健康保険・厚生年金の加入手続きを行ったり、従業員の給料から源泉徴収を行って税金を納めたりしています。
また、外部の方に講演や原稿の執筆を依頼し、報酬を支払う場合、報酬から税金の源泉徴収を行い、支払調書を作成しています。
マイナンバー制度が開始されると、会社は、これらの書類にマイナンバーを記載する必要があります。そのため、会社では、次のような対応が必要になります。

(2)従業員等からマイナンバーの提供を受ける
 従業員(その扶養家族を含む)から、マイナンバーを記載した扶養控除等(異動)申告書を提出してもらうなど、マイナンバーを提示してもらい、本人確認を行う必要があります。同様に、外部の方からも支払調書などの作成のためにマイナンバーを提示してもらい、本人確認を行います。
 なお、従業員には、正社員だけでなく、パート・アルバイトも含まれます。

(3)マイナンバーを記載、提供する
 会社は、源泉徴収票や支払調書、社会保険の資格届などの作成にあたり、従業員等から提供されたマイナンバーを記載します。
 会計事務所などに源泉徴収票等の作成・提出を委託している場合は、マイナンバーを提供します。

(4)マイナンバーの保管管理を徹底する
 従業員等から提供されたマイナンバーは、書類作成に備え、書面やデータ等により収集.保管することができます。ただし、マイナンバーを利用する目的以外の収集.保管はできません。
 保管期間が過ぎたなど、利用する可能性がなくなったマイナンバーは廃棄します。マイナンバーの漏えい、滅失.毀損等には罰則規定がありますので、厳重な管理が求められます。

(5)制度開始までに準備が必要なこと
 マイナンバー制度が始まるまでに、各企業では、次のような準備が必要になります。
 ①人事・給与などのシステムの導入や改修
 ②従業員への研修や社内規定の作成
 ③個人情報の安全管理措置の検討

(6)従業員に周知しておくこと
①㍻27年10月から、マイナンバーが記載された「通知カード」が簡易書留で届くこと
 「通知カード」は、住所宛(住民票に記載の住所)に簡易書留で届きます。住所変更をしている場合は、必ず新住所を市町村に届け出ておいてください。
②届いた「通知書カード」を絶対に紛失しないこと
 「通知書カード」は、勤務先等へのマイナンバーの提供時の本人確認のために必要なものであり、また「個人番号カード」の交付を受けるために必要なものですから、絶対に紛失しないように管理してください。「個人番号カード」は、㍻28年1月以降、各市町村で申請手続きをして発行してもらうことができます。
③マイナンバーは他人に教えないこと
 社会保障や税の手続きで行政機関や勤務先に提示する以外は、「通知カード」に記載されたマイナンバーを絶対に他人に教えないでください。
④「扶養控除等(異動)申告書」などの提出の際、マイナンバーの記載が必要になること
 平成28年1月以降、税務や社会保険関係の書類を会社に提出する際には、従業員本人とその扶養家族のマイナンバーを記載する必要があります。
 
(7)通知カードと個人番号カードの違い
①平成27年10月から、全国民に簡易書留で郵送されます。顔写真ではなく、身分証明書としては使用できません。
「個人番号カード」を受けるまでの間、行政機関等の窓口で、マイナンバーの提供を求められた際に、他の本人確認書類とともに利用可能です。
②表面に氏名、住所等とともに顔写真が表示され、マイナンバーは裏面に記載されます。これらの情報はICチップに記録されます。平成28年1月以降、希望者に発行されます(その際、通知カード、住民基本台帳カードを返納します)。
身分証明書として使用することができます。

参考HP:
社会保障・税番号制度<マイナンバー>(国税庁)

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